第一章 总 则

第一条 为加强和规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的学校档案（以下简称档案），是指学校在履行人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新、国际交流合作中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，是推进依法治校、促进科学决策、提高办学治校水平的必要条件，是开展教学、科研和管理工作的重要参考，是保护学校和师生合法权益、维护学校历史真实面貌的重要工作。

学校将档案工作纳入学校整体发展规划和考核评价体系，不断加强对档案工作的领导和管理，确保档案工作与学校各方面工作的协调同步发展。

第四条 学校档案工作由校党委统一领导，校长负责，并明确一名分管档案工作的校领导。其主要职责是：

（一）贯彻执行党和国家关于档案工作的方针政策和法律法规，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，实行档案工作与学校其他工作同布置、同检查、同总结、同考核；

（三）建立健全与办学规模相适应的档案工作机构，落实人员编制、工作经费和发展档案工作所需设施设备；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第五条 档案是学校的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保其真实、完整、可用和安全。学校所有单位和个人都要依法自觉保护和移交档案。

第二章 机构设置与人员配备

第六条 学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，是安全保管学校档案的基地，是学校档案信息服务中心。

第七条 根据学校实际情况，教职工人事档案、学生人事档案和涉密档案暂不由档案馆集中管理，教职工人事档案由人事处管理，学生人事档案由各学院（部）管理，涉密档案由学校保密工作委员会办公室管理。

第八条 档案馆的工作职责是：

（一）宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策和法律法规，综合规划学校档案工作；

（二）制定学校档案工作规章制度、技术标准、工作细则和规范，并负责贯彻落实；

（三）负责收集、整理、分类、鉴定、统计、保管学校各类档案及有关资料；

（四）对学校各归档单位档案工作进行监督、指导、检查；

（五）负责校史资料整理、挖掘、研究、陈列；

（六）编制档案检索工具，开发档案信息资源；

（七）组织实施档案信息化建设，推进数字档案馆、智慧档案馆建设；

（八）开展档案的开放、公布和利用工作；

（九）开展学校档案工作人员的业务培训；

（十）开展多种形式的档案、校史宣传教育活动；

（十一）开展档案、校史学术研究和交流活动。

第九条 学校按照档案数量和工作任务确定档案馆的人员编制，并配备专职档案工作人员。

档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十条  学校各院、部、处、室等二级单位应明确一名处级干部负责本单位档案工作，并确定一名工作人员具体办理本单位档案业务。学校把档案工作纳入有关人员的职责范围，作为考核工作的内容之一。

二级单位负责档案工作的处级干部档案工作职责：

（一）领导督促本单位教职员工执行国家档案法律法规和学校档案工作规章制度，把档案工作纳入单位的议事日程和有关人员的职责范围；

（二）为本单位档案工作人员提高档案业务素质提供条件，帮助档案工作人员解决档案工作中的实际困难；

（三）检查本单位档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的完整、规范、及时归档；

（四）负责本单位档案材料的安全和保密工作。

二级单位具体办理档案业务的工作人员职责：

（一）宣传、执行国家档案法律法规和学校档案工作规章制度，忠于职守，遵守纪律，掌握档案业务知识；

（二）负责本单位档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的真实、完整、可用、准确；

（三）根据归档材料的种类特征和内容的有机联系，合理分类，整理组卷，认真填写卷内目录，使之便于管理和利用；

（四）接受档案馆的业务指导和督促检查；

（五）维护档案材料的安全，做好保密工作，及时向档案馆移交档案；

（六）对按照规定暂未向档案馆移交的归档材料，应建立健全相应的管理制度，确保归档材料安全，并积极提供服务和利用。

第三章 档案管理

第十一条 学校档案包括文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、声像档案、实物档案、人物档案、新媒体档案、专项档案等。

文书档案是指学校各党群及行政职能部门在管理工作中形成的文件材料。

科技档案包括教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版物、产品生产与科技开发、博士后、专利等文件材料。

人事档案是指记录个人基本情况、主要经历、品德作风、奖惩情况等文件材料，包括教职工人事档案和学生人事档案。

会计档案是指会计核算活动中形成的文件材料。

声像档案是指学校各项活动中形成的，以及校外单位形成的与学校有关的，并对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的照片以及音频、视频资料。

实物档案是指在学校各项活动及国内、国际交流中形成或获得的有保存价值的实物，包括荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品等。

人物档案是指在我校工作或曾经在校工作学习过的，在某一领域贡献突出，在国内外教育界、科技界有一定影响的知名人物的档案。建档对象包括中国科学院院士、中国工程院院士，历届校领导，全国人大代表、全国政协委员，二级以上教授，获得国家科技奖、教学成果奖前三获奖人，以及其他做出突出贡献的人士等。

新媒体档案包括公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案等。

专项档案是指学校在举办重大活动、召开重要会议，进行党建、教学、科研、文化交流等重大专项工作中和应对疫情等突发事件过程中形成的档案。

第十二条 归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、光盘、实物等各种载体形式，纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第十三条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各归档单位具体负责办理档案业务的人员须按照归档要求，及时收集工作中形成的文件材料，按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录、备考表，组卷入盒等，交本单位负责档案工作的处级领导检查合格后，按档案馆规定时间、程序，向档案馆办理移交手续。

（一）各单位形成的档案直接移交档案馆；

（二）各课题组形成的档案交科学技术研究院，经科学技术研究院审定，确认归档的，由科学技术研究院统一移交档案馆；

（三）学校多个单位合作完成的工作和项目，由主办单位将一套完整的文件材料立卷归档，协作单位保存与自己承担任务有关的档案；

（四）对于校内单位与校外单位分工协作完成的项目，学校档案馆应保存一套完整档案。

第十四条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整，图样、声像清晰，符合档案保管有关规范和标准的要求。归档的文件材料原则上要求是原件，具有凭证作用的文件材料须加盖印章。

电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》（2018年修订）以及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）执行。

第十五条 档案材料归档时间为：

（一）文书档案于次年5月底前完成归档；

（二）科技档案一般在项目完成后3个月内或次年的5月底前完成归档；

（三）会计档案的归档时间由财务处根据工作实际安排；

（四）教职工人事档案按照《干部人事档案工作条例》执行；

（五）声像档案、实物档案、人物档案、新媒体档案、专项档案等根据其产生的实际情况归档；

（六）随时接收征集、捐赠及上级规定应接收的档案。

第十六条 档案的移交和接收须履行相应的手续，填写移交清单（册），交接双方签字盖章，一式二份，各执一份备查。

第十七条 学校教职工在其从事教学、科研、管理等职务活动中所形成的各种形式和载体的档案材料，应按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

教职工调离或者退休时，应将本人留存的属于归档范围的档案资料移交本单位档案业务人员整理归档。

对于教职工在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非职务活动中形成的档案，以捐赠或代管的方式移交档案馆保存。

第十八条 档案馆应根据学校办学特色，加强国家重大项目的专项档案、杰出师生的业绩档案、重点学科的发展档案、立德树人工作的案例档案、著名校友的事迹档案等特色档案的收集，形成体现学校精神和文化特质的档案资源体系。

档案馆可以通过社会征集、购买、校际交流、个人捐赠或代管等方式收集档案。

第十九条 档案馆应及时对接收的档案进行整理、鉴定、分类、编目、加工、保管，保证档案信息资源的开发和利用。

第二十条 档案馆应按照各类文件材料当前和长远利用价值确定档案的保管期限。成立鉴定组织对保管期限已满的档案进行鉴定，对经鉴定已失去保存价值的需要销毁的档案，登记造册，经有关部门和校领导批准后，按相关规定予以销毁。销毁档案时，必须由两名以上（含两名）工作人员监销，并在销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。对于仍有保存价值的档案，应当重新确定保管期限，妥善保管。

第二十一条 档案馆应根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管，对所存档案和资料的保管情况定期检查，确保档案的实体安全和信息安全，制定档案管理应急预案，以应对突发事件和自然灾害。

第二十二条 档案馆应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作，严防毁损、散失和泄密，保障档案存放安全。

第二十三条 在学校内部机构改革、校办企业转制等过程中，归档单位应及时会同档案馆，按照有关规定妥善处置档案，防止档案流失。

第二十四条 档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复后的档案应及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十五条 档案馆应建立统计制度，定期对馆藏档案总量、档案入馆、移出、销毁、利用等情况进行统计，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案利用与公布

第二十六条 档案利用是指校内外各单位、师生为满足管理、教学、科研、就业、社会服务等需要而实际使用档案。档案利用方式包括查阅、摘录、复印、复制、拍照、扫描、拷贝、借出等。

第二十七条 档案馆应建立健全档案利用制度，根据档案的内容和重要程度，明确档案利用的范围、程序和审批手续。

档案利用者需持有单位证明或者个人有效证件，在表明档案利用需求并履行相关登记、审批手续后，方可利用学校档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十八条  除应履行审批手续以外，利用者应妥善保管利用过程中所获取的档案材料，在规定的范围内使用档案内容，确保档案的信息安全。

第二十九条 档案原件原则上不外借，特殊情况须经档案馆按照档案利用审批权限审批，借出档案须按时归还。损坏或丢失档案者，须出具书面报告，学校根据不同情况，按档案相关法规进行处理。

对已实现数字化的档案，原则上以原件电子版提供利用，不再提供原件。

第三十条 利用档案，须经档案馆工作人员审核。跨部门利用档案，由档案形成单位负责人和档案馆负责人审批。

第三十一条  校内单位如确因工作原因，需要利用学校重要、珍贵、非公开档案，须履行相应的审批手续。其中：

（一）学校土地使用证、房屋所有权证等学校不动产重要权属证明档案的利用，须经房地产管理职能所在处室负责人审核，报分管校领导审批。

（二）学校党委常委会、校长办公会会议纪要的利用，由党政办公室负责人审批；学校党委常委会、校长办公会会议记录和会议原始材料的利用，须经党政办公室负责人审核，报主要校领导审批。

第三十二条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构，加盖“档案业务专用章”的档案复制（复印）件，与原件具有同等效力。

第三十三条 档案馆应提供必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为利用档案创造便利条件。

第三十四条 向档案馆捐赠档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案提出限制利用意见。

第三十五条 档案馆应当按照国家有关规定，并经学校授权公布档案，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不得对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第三十六条 档案馆应积极开展档案编研工作，发掘档案资源的史料价值，应通过校史展览、档案陈列、图书、档案文创产品、新媒体等多种形式，积极开展档案宣传和文化育人工作。有条件时可开设有关校史文化的课程。

第五章 档案信息化建设

第三十七条 学校应当加强档案信息化建设，将其纳入“智慧校园”建设总体规划。

第三十八条 学校应当开展数字档案馆建设，统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。数字档案馆建设按照国家档案局《数字档案馆建设指南》执行。

第三十九条 档案馆应当建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字化工作，优先对珍贵档案、易损档案、高利用率档案、与师生切身利益密切相关档案进行数字化处理。

第四十条 档案馆应当开展传统载体档案目录数据库建设，数据库质量符合《档案著录规则》和相关标准要求。

第四十一条 档案馆应当按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）要求，建立健全相关制度，有序推进电子文件归档与电子档案管理工作。

第四十二条 档案馆建设的综合档案管理系统，应参照国家有关标准和相关要求，力求功能完善、适度前瞻，满足电子档案真实性、完整性、可用性、安全性管理要求。

综合档案管理系统应实现与学校办公自动化系统和其他业务系统的无缝连接，逐步实现电子文件和异构数据库的在线归档。

第四十三条 档案馆应当制定档案数据库和电子档案备份方案和策略，为档案数据库和电子档案安全存储配置在线、离线存储系统。

第四十四条 档案馆应当统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的安全保密工作，采取有效措施严防档案信息篡改、丢失、外泄。

第四十五条  档案数字化外包时，要严格执行国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》，选择具有保密资质的服务商，签订保密协议，落实保密措施，确保档案实体和档案信息安全。

第六章 条件保障

第四十六条  档案馆应分别设置办公用房、档案阅览用房、档案库房，并根据工作需要设置档案整理用房、数字化加工用房、档案展览用房等。

档案馆应做到办公室、阅览室、库房三分开，存放特殊载体、重要珍贵档案，档案馆应设立专门的库房。

第四十七条 档案工作所需经费应列入学校年度预算，保证档案工作的正常开展。

第四十八条 学校应为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，保障档案信息化建设的正常开展。

第七章 奖励与处罚

第四十九条 有下列情形之一的单位或个人，学校应当给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案利用、开发工作中取得突出效果的；

（四）在档案学研究、校史文化研究中做出重要贡献的；

（五）将重要或者珍贵档案捐赠给档案馆的；

（六）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。

第五十条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附 则

第五十一条 根据国家档案相关法律法规和本办法，结合学校实际情况，由档案馆分别制定各类档案的具体归档范围、保管期限、归档细则、工作规范等。

第五十二条 本办法自公布之日起施行，由档案馆负责解释。

中国矿业大学（北京）

2021年1月11日